Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan schrittweise, einen aus mehreren Schritten bestehenden Einarbeitungsplan. So lautet die Prüfungshandlungsaufforderung hier. Und ich arbeite immer schon mit so einer vorbereiteten Struktur. Einfach deswegen, damit die Schriftgrößen nicht zwischendurch immer verändert werden müssen. Ich habe das schon auf größte Schriftgröße eingestellt, damit man es gut lesen kann. Aber diese Struktur ist schon mal ganz gut, denn mehrere Schritte sind verlangt, und wir haben hier sieben Schritte schon mal vorgegeben. Ob wir sieben brauchen, weiß ich nicht, aber das ist schon mal ganz gut.

Mindmap und relevante Informationen sammeln

Also, Mindmap ist ein ganz gutes Instrument, auch in einer Prüfung, zunächst mal so ein bisschen Brainstorming mit sich selbst zu machen. Womit fängt es an? Ein Einarbeitungsplan. Was ist hier die Situation? Ein neuer Mitarbeiter, eine neue Mitarbeiterin soll eingearbeitet werden, und dafür brauchen wir einen Plan, damit das systematisch und gut und zielführend funktioniert. Denn das Ziel ist, dass der Mitarbeiter nach einer bestimmten Zeit eingearbeitet ist und die Sachen selber machen kann, die er oder sie machen soll. So, das sollen wir jetzt auf Schritte, wie man so schön sagt, runterbrechen.

Schritt 1: Relevante Informationen sammeln

Sie sind Assistentin der Geschäftsführung und sollen einen Einarbeitungsplan für einen neuen Mitarbeiter in einem schrittweisen Konzept erarbeiten. Okay, dann fangen wir mal an. Relevante Informationen sammeln. Das ist der erste Schritt. Wir brauchen jetzt zunächst mal alles, was für den neuen Arbeitsplatz relevant ist. Wir müssen wissen, etwas über die Aufgaben an diesem neuen Arbeitsplatz, für den der neue Mitarbeiter eingearbeitet werden soll. Wir müssen etwas wissen über die Verantwortlichkeiten. Das will der neue Mitarbeiter wissen. Was muss ich tun? Für was bin ich verantwortlich? Was darf ich? Was darf ich nicht? Wo muss ich rückfragen? Wo darf ich alleine entscheiden, usw. Das alles, dieser Bereich Verantwortlichkeiten.

Man könnte auch schreiben Entscheidungsbefugnis und man sollte vielleicht auch etwas erfahren über Erwartungen des neuen Mitarbeiters. Ich habe in einem anderen Video dieses, was man so jetzt nennt, Onboarding, also die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters, habe ich ein Video dazu gemacht. Da habe ich ein Dreierschritt-Prinzip entwickelt und hatte in diesem Zusammenhang die Idee, dass man durchaus den neuen Mitarbeiter, der ja schon quasi eingestellt ist, der nur noch nicht angefangen hat, dass man ihn nach seinen Erwartungen fragt. Warum nicht? Ja, vorher anrufen. Na, ich denke, das macht sich sowieso ganz gut. Die denken an mich und die bereiten sich vor auf mich und so. Und ihn auch mal nach seinen Erwartungen fragt, was er vom ersten Tag erwartet und was er generell von seinem Arbeitsplatz erwartet. Denn er hat sich ja auf einem bestimmten Arbeitsplatz beworben, weiß aber nicht im Detail, was ihn erwartet. Ja, also das sind so drei wesentliche Dinge. Was muss er tun? Was darf er? Und wie sind seine Vorstellungen? Das brauchen wir jetzt im Moment hier nicht.

Schritt 2: Einarbeitungsziele definieren

So, das wäre der erste Schritt. Dann das zweite wäre Einarbeitungsziele definieren. Und zwar diese Einarbeitungsziele können durchaus sich beziehen auf Zeiträume. Man könnte also sagen: Was ist das Ziel für den ersten Tag? Was ist das Ziel für die erste Woche? Was ist das Ziel für den ersten Monat? Und was ist das Ziel nach dem Ende der Probezeit? Denn nach dem Ende der Probezeit sollte auch die Einarbeitung im Prinzip abgeschlossen sein. Nur mal so als Richtgröße hier so, also Einarbeitungsziele definieren ist der zweite Schritt. Und was könnte das sein? Neuer Mitarbeiter, ich schreibe nur, ma meint, den neuen Mitarbeiter kennt das Unternehmen. Das ist erstmal das Wichtigste. Der muss wissen.

Nicht nur kennt das Unternehmen, was es tut, was es anbietet, kennt die Produkte, sondern weiß auch, wo dieKantine ist, wo die Toiletten sind. Man kennt das Unter-nehmen, ist also wieder sehr vielfältig. Könnte man jetzt hier im Detail noch weiter in Details gehen? Hier in so einer Mindmap bietet sich das ja an, ich mache das jetzt nicht, aber wenn ich hier einfach schreibe, Mitarbeiter kennt das Unternehmen, meint räumliche Kenntnis, meint Kenntnis der Ausrichtung des Unternehmens, der Werte des Unternehmens, die Mitarbeiter mit Namen. Das ist eine Menge hier. Na also, das sollte das Ziel sein, sagen wir mal am Ende der Probezeit, dass der Mitarbeiter das Unternehmen, so wie ich es gerade beschrieben habe, kennt.

Schritt 3: Abstimmung mit Vorgesetzten

So, dann Abstimmung mit Vorgesetzten. Vorgesetzte setzen, Vorgesetzten abstimmen mit Vorgesetzten. Vorgesetzte sind manchmal ein bisschen komisch. Die entwickeln so ihre eigenen Vorstellungen. Und dann macht man etwas als Sachbearbeiterin. Das ist ja eine Aufgabe hier auf Sachbearbeiterebene. Und dann sagt der Vorgesetzte: “Ich habe gedacht, so und nicht, wie Sie es jetzt…”. machen. Ich habe gedacht, der neue Mitarbeiter, der wird erst mal mit unseren Werten vertraut gemacht, statt dass der erstmal das und das macht oder was immer. Ja. Also Abstimmung mit Vorgesetzten bezieht sich auf das war’s und auch auf die Reihenfolge irgendwo. Das, was in seiner Gänze sollte klar sein. Der Mitarbeiter soll am Ende der Probezeit quasi den Kenntnisstand haben und auch die Fähigkeiten wie die anderen Mitarbeiter, die gut ihre Arbeit machen, auch.

Abstimmung der Reihenfolge

Aber die Reihenfolge, ja, insbesondere die Reihenfolge, das sollten wir abstimmen. Ich schreibe es noch mal extra hin, insbesondere Reihenfolge. Ja, da hat der Vorgesetzte vielleicht doch eine andere Vorstellung als wir selber. Und wenn wir das dann einfach so machen, dann gibt es eventuell Schwierigkeiten. Also lieber abstimmen.

Definition der Ziele und Zeitrahmen

Die Ziele, was, wann das was ist. Ich sage noch mal das was ist nicht so streitig, aber wann was vermittelt wird, darüber sollten wir uns abstimmen mit dem Vorgesetzten.

So, der dritte Schritt könnte sein. Und das knüpft eigentlich unmittelbar daran an, der Zeitrahmen. Ja Einarbeitungszeit definieren, sagte ich gerade schon. Muss auf einen Zeitrahmen bezogen werden. Wenn wir sagen, das große Ziel ist, dass der Mitarbeiter nach einem bestimmten definierten Zeitraum das Unternehmen kennt, dann ist Kennen ein großes Wort. Das heißt, wir brauchen jetzt unbedingt einen Zeitrahmen, einen Zeitplan. Und zwar sagen wir mal, für circa drei Monate, bis jemand wirklich angekommen ist im Unternehmen, bis er auch die Namen der Kollegen alle kennt und bis er weiß, wo man parken darf, wo man nicht parken darf, die Fettnäpfchen kennt, in die man vielleicht hineintreten könnte und die Unternehmenswerte kennt. Ein bisschen was von der Unternehmensgeschichte weiß, die Kollegen kennt und einschätzen kann, die Vorgesetzten kennt und einschätzen kann, auch dessen Vorlieben und dessen Antipathien kennen. Das ist alles sehr wichtig. Wenn man weiß, der eine Vorgesetzte, der hasst Excel Tabellen, ja dann kommt man nicht unbedingt mit einer Excel Tabelle. Naja, blödes Beispiel, ich weiß, aber so in die Richtung, also die Vorlieben und auch die, die Abneigungen kennen.

Zeitplanung

So, also der Zeitraum ist circa drei Monate und dafür brauchen wir einfach einen Zeitrahmen, den wir spezifizieren in einem Zeitplan. Der erste Tag ist sicher separat zu planen, dann ist die erste Woche zu planen, die erste Woche und dann pro Woche. Ja, pro Woche und vielleicht auch immer mit einem Wochenziel. Also das könnte dann der dritte Schritt sein, der Zeitrahmen bzw der Zeitplan. Na, vielleicht ist der Begriff Zeitplan hier sogar besser als als Gesamtüberschrift.

Ressourcenplanung

Der vierte Schritt bezieht sich dann auf die Ressourcen. Die zu planen sind die relevanten Ressourcen. Das ist, sind die Ressource Zeit und Termine. Es ist ziemlich blöd, wenn der unmittelbare Vorgesetzte am ersten Tag, wo der Mitarbeiter seinen ersten Tag hat und dieser diesen ersten Tag, den vergisst man nicht. Der erste Eindruck ist immer sehr prägend, wie wir alle wissen. Wenn der Vorgesetzte ausgerechnet dann irgendwie irgendwo auf einer Schulung ist oder so was. Deswegen. Zu den Ressourcen gehört auch die Zeit der anderen, die man entsprechend planen muss. Also Zeit und Termine, so dass die Termine nicht gerade so fallen, dass der Vorgesetzte, der unmittel-bare Vorgesetzte, mit dem der neue Mitarbeiter praktisch jeden Tag zu tun hat, nicht da ist am ersten Tag.

Was brauchen wir noch an Ressourcen, Schulungsmaterial und auch Schulungen selber, also Schulungsmaterial und Schulungen. Es gibt Unternehmen, die im Rahmen ihres Onboardings tatsächlich drei Tage Schulung der Unternehmenswerte machen. Rückblick auf die Geschichte des Unternehmens. Wofür steht das Unternehmen? Welche Werte sind uns wichtig? Usw. Also nicht nur das Material, sondern auch die Schulungen selber. Ist in dem Fall eine Ressource, die geplant werden muss. Und wir sollten vielleicht auch so etwas wie einen Mentor planen. Es kann ja sein, dass nicht nur ein Mitarbeiter neu antritt, sondern vielleicht drei oder vier. Und da so ein Mentoring einzurichten, ein Mentor, so ein Ansprechpartner, den man dann besser Mentor nennt als Ansprechpartner, den man fragenkann, wenn man irgendwo ein Problem hat und der dann weiterhilft, ist auch eine Ressource, denn der Mentor ist ja nicht hauptberuflich Mentor, sondern er hat auch noch was anderes zu tun. Auch das sind Ressourcen, die man planen muss.

So, und damit haben wir im Grunde schon die wichtigsten Schritte. Also ich würde hier tatsächlich mal sagen, diese vier Schritte sind noch die wichtigsten. Ich habe mir noch ein paar andere Gedanken und auch Notizen gemacht. Aber ich überlege gerade, ob ich das in diesem Mindmap hier noch mit aufnehme.

Die Bedeutung der Lernmethoden

Ich nenne das dann keinen Schritt mehr, sondern ich nenne das dann praktisch. Zu beachten nehmen wir es ruhig noch auf, hier zu beachten. Na, das ist also jetzt kein Schritt mehr. Wir haben vier Schritte, mit denen kommen wir schon ganz gut zurecht. Aber es gibt gewisse Dinge, die man beachten muss, das man ein bisschen sortieren hier.

Die Rolle der praktischen Erfahrung

So und hier haben wir noch den Punkt zu beachten. Eine Sache, die man beachten muss, sind die Lernmethoden. Menschen lernen unterschiedlich und auf unterschiedlichen Wegen. Manche Menschen lernen wirklich nur durch die praktische Erfahrung. Das muss uns einfach klar sein. Das ist so und das ändern wir auch nicht. Das heißt, wenn wir Schulungen machen über die Werte und denken jetzt haben sie es doch, jetzt wissen sie es doch. Dann können wir eine böse Überraschung erleben, weil die praktische Erfahrung nicht da ist. Wenn der Mitarbeiter dann irgendwo ganz böse aufläuft, weil er gegen Werte verstoßen hat, ohne dass ihm das vielleicht bewusst war. Dann hat er die praktische Erfahrung, also Lernmethoden. Das, was der Mitarbeiter lernen muss, lernt er auf unterschiedlichem Wege. Das will ich hier sagen. Unterschied-liche Lernmethoden berücksichtigen also Theorie.

Die Bedeutung von Theorie und Praxis

Man kann so eine Schulung machen über die Unternehmenswerte. Wie soll man das anders vermitteln als im Schulungsraum? Und dann ein paar schöne Bildchen zeigen, wenn es um die Unternehmensgeschichte geht, aber eben auch Praxis, die praktische Erfahrung. Es gibt Menschen, denen kannst du tausendmal sagen, sie sollen nicht auf eine heiße Herdplatte packen. Sie lernen erst, wenn sie auf eine heiße Herdplatte gepackt haben. Na, Theorie und Praxis, das muss man einfach wissen.

Verantwortlichkeiten während des Einarbeitungsprozesses

Dann müssen wir beachten, die Verantwortlichkeiten. Die Verantwortlichkeiten für die neuen Mitarbeiter. Wer ist wirklich verantwortlich, dass wir unser Einarbeitungsziel erreichen, das da lautet: Am Ende der Probezeit oder am Ende von drei Monaten hier hatte ich mal drei Monate erwähnt, ist der Mitarbeiter voll einsatzbereit. Er weiß alles. Er kann alles, was er wissen muss an diesem Arbeitsplatz. Wer ist dafür verantwortlich? Wir haben hier einmal einen Mentor, der ist aber eher verantwortlich, wenn es Probleme gibt und der Mitarbeiter einen Ansprechpartner braucht. Wer ist also verantwortlich für den Einarbeitungsprozess? Und das ist nicht einer. Das sind mehrere. Der Vorgesetzte sollte zur Verfügung stehen, zum Beispiel am ersten Tag. Das ist die Verantwortlichkeit. Auch wer immer die Zeitplanung macht vom Vorgesetzten, dass das sichergestellt ist. Also die Verantwortlichkeiten müssen geklärt sein, dann muss man auch Feedback, Feedback, Feedback, Feedback einholen.

Die Bedeutung von Feedback und Kommunikation

Vor allem, wenn man so etwas noch nicht so oft gemacht hat. Und ich habe den Eindruck, dass dieses Onboarding im Moment einfach irgendwo ein Thema ist, das doch diskutiert wird. Und viele Unternehmen merken, dass die “Gute im Verein” in Empfangnahme ist ja der deutsche Ausdruck für Onboarding. An Bord nehmen ja, aber nicht nur an Bord nehmen, sondern auch so, dass der Neue sich willkommen fühlt und sich auch sicher und orientiert fühlt. Dafür muss man in dem ganzen Prozess Feedback, Feedback, Feedback, Feedback einholen. Sowohl von den Kollegen, die schon da sind, die dann sagen Ja, ich hätte aber den Neuen doch gerne schon vorher mal, das ich da gewusst hätte, dass der überhaupt da ist und dass man mir den mal vorstellt. Und natürlich auch vom neuen Mitarbeiter selber. Feedback, Feedback, Feedback und generell und das ist im Grunde Feedback ist ja nichts anderes als eine besondere Form der Kommunikation.

Man muss auch immer sicherstellen, dass die Kommunikation in Form von Feedbackschleifen oder Feedbackgesprächen stattfindet. Es ist wichtig, mit dem Mit-arbeiter zu sprechen und sicherzustellen, dass Missverständnisse vermieden werden, insbesondere wenn etwas schief läuft.

Eine gewisse Flexibilität ist ebenfalls erforderlich. Ein Plan ist nicht dafür gemacht, um genau so zu funktionieren, wie er ursprünglich gedacht war. Es ist wie Bertolt Brecht in der Dreigroschenoper sagte: “Mach nur einen Plan und sei ein großes Licht. Dann mach noch einen zweiten Plan, denn gehen tun sie beide nicht.” Dies gilt heute mehr denn je. Eine gewisse Flexibilität in der Planung ist daher notwendig.

Evaluierung und Verbesserung

Für einen Zeitraum von drei Monaten haben wir einen detaillierten Zeitplan erstellt und alles auf einzelne Schritte heruntergebrochen. Aber es kann immer etwas dazwischenkommen. Daher ist eine gewisse Flexibilität erforderlich. Bei solchen Situationen ist eine Evaluierung und Verbesserung besonders wichtig. Wenn wir den Einarbeitungsprozess zum dritten Mal durchführen, wissen wir, wo mögliche Probleme auftreten können, weil wir eine Bewertung, Evaluierung und Verbesserungen vorgenommen haben. Dies beinhaltet auch Feedbackschleifen und offene Kommunikation. Der neue Mitarbeiter sollte sagen können, wenn er etwas nicht als optimal empfunden hat und gerne im Voraus bestimmte Informationen gewusst hätte. Es gibt viele Dinge, die passieren können, und durch Bewertung, Evaluierung und Verbesserung können wir diese Probleme beheben.

Das sind die wesentlichen Punkte, die beim Einarbeitungsplan berücksichtigt werden sollten. Ich wünsche Ihnen alles Gute.

Marius Ebert – Fünf Profi Prüfungstipps. Klicken Sie auf den Link unter diesem Video.

(Ende des Transkriptes)