Projekt, Begriff und Beispiele

 

Ein Projekt ist eine besondere Art von Vorhaben. Es ist zeitlich befristet, einmalig und komplex. Beispiele für Projekte sind "Errichtung einer Tochterfirma im Ausland", "Einführung eines neuen Produktes", "Einführung eines neuen EDV-Systems" usw. Wir sehen an diesen Beispielen, dass Projekte sehr oft abteilungsübergreifend  sind und für das Unternehmen eine grundlegende Bedeutung  haben.

 

 

Projektmanagement, Begriff und Vorteile

 

Wenn es darum geht, ein Projekt von Anfang bis zum Ende zu leiten, spricht man von „Projektmanagement“. Vorteile des Projektmanagements sind, dass man sich vom stellen- und abteilungsorientierten Denken löst. Die einzelnen Mitarbeiter des Projektes können sich von ihren Routineaufgaben befreien. Spezialisten aus ver-schiedenen Abteilungen können an einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten.

 

 

Projektteam/Projektgruppe, geschlossene oder offene

 

Die Mitarbeiter eines Projektes schließen sich zu einem Projektteam/ einer Pro-jektgruppe zusammen. Sie arbeiten gemeinsam und überwiegend hauptamtlich an diesem Projekt. Man unterscheidet die geschlossene Projektgruppe von der offenen Projektgruppe. Bei der geschlossenen Projektgruppe bleibt die Gruppe von Anfang bis Ende genau die gleiche. Weder die Anzahl, noch die Personen wechseln. Bei der offenen Projektgruppe ändert sich im Laufe des Projektes die Zusammensetzung. Jeweils für bestimmte Phasen werden bestimmte Mitarbeiter in die Gruppe auf-genommen und verlassen sie wieder, nachdem ihre spezielle Teilaufgabe erfüllt ist.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Projektteam, eigene oder fremde Mitarbeiter

 

Ein Projektteam wird überwiegend aus den unternehmenseigenen Mitarbeitern ge-bildet werden. Sie kennen das Unternehmen und brauchen deswegen keine langen Einarbeitungszeiten. Oft kann aber ein solches Projektteam betriebsblind sein.

 

Außerdem stellt sich oft die Frage, ob für das Projekt externe Spezialisten benötigt werden und deshalb hinzugezogen werden müssen. Sie genießen oft größere Autorität, das heißt, ein Vorschlag von einem externen Unternehmensberater hat größere Chancen auf Umsetzung, als wenn der eigene Mitarbeiter diesen Vorschlag macht ("der Prophet gilt nichts im eigenen Land"). Externe Mitarbeiter einer Projekt-gruppe sind oft teurer als die internen Mitglieder. Bei der Vertragsgestaltung muss sorgfältig darauf geachtet werden, ob es sinnvoller ist einen Dienstvertrag (zeit-bestimmt) zu schließen oder einen Werkvertrag (erfolgsbestimmt).

 

 

Projektleiter: Aufgabe, Verantwortung, Befugnis

 

Ein Projektteam hat einen Projektleiter. Für die Stelle des Projektleiters gilt – wie auch sonst – grundsätzlich der Leitsatz, dass Aufgabe, Verantwortung und Be-fugnisse eine Einheit bilden müssen.

 

Die Aufgabe des Projektleiters ist es, das Projekt und die Projektgruppe zu steuern und zu koordinieren und zwar in sachlicher, personeller, terminlicher und budget-mäßiger Hinsicht.

 

Entsprechend ist auch die Verantwortung des Projektleiters. Er hat im Rahmen des Projektes die Sachmittelverantwortung, die Personalverantwortung, die Terminver-antwortung sowie vor allem auch die Budget- und Ergebnisverantwortung.

 

Diesen Aufgaben des Projektleiters entsprechend sollten auch die Befugnisse (auch Kompetenzen genannt) sein. Der Projektleiter hat Befugnisse für die Projekt-planung, die Aufgabenfestlegung und die Mitarbeiterauswahl. Was die Weisungs-befugnis angeht, so hat der Projektleiter  innerhalb seines Teams Vollkompetenz. Bei kurzen Projekten hat er das fachliche Anweisungsrecht gegenüber den Mit-gliedern seiner Projektteams. Bei längeren Projekten kann zu diesem fachlichen Anweisungsrecht auch noch das disziplinarische Anweisungsrecht kommen (z. B. Mitwirkung bei Gehaltsfestlegung).

 

 

 

 

 

 

Projektleiter: Anforderungen

 

Was macht einen guten Projektleiter aus? Er muss gewisse fachliche Anfor-derungen und gewisse persönliche Anforderungen erfüllen. Die fachlichen Anfor-derungen sind in erster Linie organisatorische Fähigkeiten. Auch wird eine gewisse Erfahrung im Projektmanagement vorausgesetzt (z. B. Mitarbeit in anderen Projekt-teams), ehe jemand Projektleiter wird.

 

Die persönlichen Anforderungen an den Projektleiter beziehen sich vor allem auf sei-nen Führungsstil und seine Fähigkeit, unterschiedliche Charaktere für eine gemein-same Aufgabe zu motivieren. Als vorteilhaft wird ein kooperativer Führungsstil an-gesehen. Der Projektleiter sollte außerdem Fähigkeiten mitbringen wie Verhand-lungsgeschick, Kontaktfähigkeit und Durchsetzungsvermögen.

 

 

Projektlenkungsausschuss (bei größeren Projekten)

 

Bei größeren Projekten installiert man oft einen so genannten Projektlenkungs-ausschuss. Er ist das oberste Entscheidungsgremium und die Schnittstelle zwi-schen Auftraggeber und Projektgruppe. Seine Aufgaben sind z. B. die beteiligten Gruppen zu informieren (z. B. auch den Betriebsrat) und für einen Interessenaus-gleich unter diesen Gruppen zu sorgen. Denkbar ist auch, dass der Projekt-lenkungsausschuss Richtlinien und Prioritäten festlegt und das Projekt gegeben-enfalls in Teilbereiche aufteilt, wenn es zu komplex ist. Der Lenkungsausschuss entscheidet auch über Geldmittelfreigabe und die Freigabe von Konzepten. Am Schluss übernimmt er die Ergebniskontrolle.

 

Projektmanagement, organisatorische Eingliederung

 

Es gibt drei grundsätzliche Möglichkeiten, ein Projekt organisatorisch in die Auf-bauorganisation eines Unternehmens einzugliedern. Wir unterscheiden die Stabs-Projektmanagement-Organisation, die Matrix-Projektmanagement-Organisation und die reine Projektmanagement-Organisation.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

a) Stabs-Projektmanagement-Organisation

 

Bei der Stabs-Projektmanagement-Organisation wird das Projektmanagement als Stabstelle der Geschäftsführung zugeordnet. Dadurch wird die bestehende Struktur nur wenig verändert.

 

 

 

Unternehmens- führung

                      

                                                                                       

 

 

 

 

 

                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Projektleiter hat in der Rolle der Stabsstelle allerdings keine fachliche und dis-ziplinarische Weisungskompetenz. Der Projektleiter steht jedoch im direkten Ein-flussbereich  der Unternehmensleitung. Deswegen spricht man hier auch von Ein-fluss-/Stab-Projektmanagement-Organisation. Diese Form des Projektmanagements wird angewendet, wenn Projekte für das Unternehmen eine eher untergeordnete Bedeutung haben.

 

Die Vorteile dieser Organisationsform besteht vor allem darin, dass man – wie schon erwähnt – die bestehende Struktur nur geringfügig verändern muss.

 

Die Nachteile bestehen darin, dass der Projektleiter – wie ebenfalls schon er- wähnt – keine unmittelbare Durchsetzungskraft hat. Ihm fehlt die fachliche und disziplina-rische Weisungsbefugnis.

 

 

 

 

 

 

 

 

b) Matrix-Projektmanagement-Organisation

 

Eine zweite Möglichkeit besteht darin, eine Matrix-Projektmanagement–Organisa-tion zu bilden. In diesem Fall stehen in den „Spalten“ der Matrix  die Funktionsbe-reiche, während die verschiedenen Projekte die „Zeilen“ der Matrix bilden. Diese Organisationsform ist dann sinnvoll, wenn neben den Routineaufgaben auch immer wieder Projektaufgaben zu erledigen sind.

 

 

                                                                                            

        

 

 

 

 

Die Vorteile dieser Struktur liegen darin, dass die Mitarbeiterressourcen flexibel genutzt werden können. Die Mitarbeiter sind ja durch das Zeilen-Spaltenprinzip der Matrix sowohl der Linie als auch dem Projekt zugeordnet. Damit besteht auch eine gute Kommunikation zwischen Projekt und Linie. Auch hier muss durch ein neues Projekt die bestehende Struktur nicht stark verändert werden.

 

Nachteile könnten sich bei dieser Organisationsform durch die Doppelbelastung der Mitarbeiter ergeben. Auch kann es zu Kompetenzproblemen zwischen Projekt und Linie kommen.

 

 

 

 

 

 

 

c) Reine-Projektmanagement-Organisation

 

Die dritte Möglichkeit ist das so genannte reine Projektmanagement. Hier wird dasProjekt in die Linie eingeordnet und – wie ein Funktionsbereich – direkt der Ge-schäftsleitung unterstellt. Dies ist in allen Unternehmen sinnvoll, die stark projekt-orientiert arbeiten. Der Projektleiter hat die volle fachliche und disziplinarische Wei-sungsbefugnis.

 

 

 

Unternehmens- führung

                                                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                 

 

 

 

Der Vorteil dieser Organisationsform liegt vor allem darin, dass die Mitarbeiter ganz „ihrem“ Projekt zugeordnet sind und komplett dem Projektleiter unterstehen.

 

Nachteile könnten sich ergeben, wenn die Mitarbeiter nach Projektabschluss wieder eingegliedert werden sollen. Auch ist die organisatorische Umstellung bei Projekt-beginn recht aufwendig.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

d) Vergleich:  Klassische Organisation versus Projektorganisation

 

 

Klassische Organisation (Primärorganisation)	Projektmanagement (Sekundärorganisation)
Routine   Geringe Unsicherheit   Langer Dienstweg   Feste Aufgabenzuteilung   Evtl. geringere Profilierungs- möglichkeit	Abwechslung   Hohe Unsicherheit   Kurzer Dienstweg   Flexible Aufgabenzuteilung   Profilierungsmöglichkeit und Karrierechance