Betriebswirt/in IHK: Projektmanagement, Phasen

Zur Prüfungsstoff zum Betriebswirt/in IHK gehört das Fach "Unternehmensorganisation u. Projekt-managment". In der Prüfung zum Betriebswirt/in IHK heißt dies "2. Situationsaufgabe". Der Betriebswirt/in IHK-Prüfungskandidat hat dafür 240 Minuten Zeit. Wie immer sind maximal 100 Punkte erreichbar. Das bedeutet, dass man für eine 10 Punkte Aufgabe 24 min Zeit hat.  Eine Profilbeschreibung des Betriebswirt/in IHK hier.

In diesem Fachgebiet zeigt der Betriebswirt/in IHK seine handlungsorientierte Lösungskompetenz. Kenntnisse gewisser Strukturen sind für den angehenden Betriebswirt IHK bzw. die angehende Betriebswirtin IHK wichtig, insbesondere natürlich die Struktur des Projektmanagements. Der folgende Beitrag soll helfen und das Video zeigt die Hauptstruktur:

Phasen des Projektmanagements im Überblick (Betriebswirt/in IHK)

                        1. Schritt: Projektauslösung

                       2. Schritt: Projektplanung

                                                          a) Projektanalyse

                                                          b) Projektablaufplanung

                                                          c) Personalplanung

                                                          d) Terminplanung

                                                          e) Sachmittelplanung

                                                          f) Kostenplanung

                                                          g) Kontrollplanung

                       3. Schritt: Projektumsetzung

                       4. Schritt:  Projektkontrolle

 

1. Schritt: Projektauslösung

Ein Projekt wird dadurch ausgelöst, dass man ein Problem oder eine Schwachstelle erkennt oder ein  Ziel verwirklichen will.     

2. Schritt: Projektplanung, Überblick

Die Projektplanung besteht aus verschiedenen Teilschritten, die wir zunächst im Überblick betrachten wollen. Folgende Schritte sind vorzunehmen: a) Projektanalyse b) Projektablaufplanung, c) Personalplanung, d) Terminplanung,  e) Sach-mittelplanung, f) Kostenplanung, g) Kontrollplanung.

a) Projektanalyse (2. Schritt: Projektplanung)

Bei der Projektanalyse wird zunächst das Projekt in Hauptaufgaben und Teilaufgaben zerlegt. Es empfiehlt sich eine Visualisierung, zum Beispiel wie in dem folgender Video: 

 

Der Projektstrukturplan wir auch „Baumdiagramm“ genannt.

Projektstrukturplan, Gestaltungsmöglichkeiten

Die Bezeichnung der Äste des Baumes (des Projektstruktursplans) kann der Betriebswirt/in IHK objekt-bezogen, phasenbezogen oder tätigkeitsbezogen aufbauen. „Objektbezogen“ bedeutet, dass man das zu planende Objekt zerlegt. Dies wäre denkbar, wenn das Projekt z. B. „Hausbau“ heißt. Dann könnte man objektbezogen zerlegen in: Bau des Kellers, Bau der 1. Etage, usw. Eine andere Möglichkeit wäre das Projekt „Hausbau“, phasenbezogen zu strukturieren, z. B. in Planungsphase, Vermessungsphase, 1. Bauphase, 2. Bauphase usw. Die dritte Möglichkeit wäre, tätigkeitsbezogen zu strukturieren: planen, vermessen, Material disponieren, Material bestellen usw. Man muss im Einzelfall entscheiden, welches der drei Gliederungsprinzipien sinnvoll ist. Oft wählt man in der Praxis auch eine Kombination.

b) Projektablaufplanung (2. Schritt: Projektplanung)  Betriebswirt/in IHK

Nun müssen die einzelnen Teilaufgaben in ein Ablaufschema gebracht werden. Folgende Projektabläufe sind möglich: linear, parallel und vernetzt.

Am häufigsten wird man wohl in der Praxis von einem vernetzten Projektablauf ausgehen können.

c) Personalplanung (2. Schritt: Projektplanung), Betriebswirt/in IHK

Bei der Personalplanung kommt es darauf an, Arbeitskräfte in ausreichender Anzahl und mit adäquater Qualifikation zu bekommen.

 d) Terminplanung (2. Schritt: Projektplanung), Betriebswirt/in IHK

Damit eine Terminplanung vorgenommen werden kann, müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

                                               – einzelne Vorgänge sind definiert

                                               – Abhängigkeitsstruktur der Vorgänge liegt vor

         – Zeitbedarf für jeden Vorgang liegt vor

Techniken zur Terminplanung: 

             – Listungstechnik

              – Gantt-Technik (Henry L. Gantt), auch „Balkendiagramm-Technik“

             – Plannet-Technik (Planning Network)

Die PLANNET-Technik ist eine Weiterentwicklung der Gantt-Technik. Bei der PLAN-NET-Technik werden – über die Gantt-Technik hinaus – Abhängigkeiten der Tätig-keiten untereinander visualisiert.

            – Netzplantechnik

Voraussetzung: Planungsobjekt muss in Teilvorgänge zerlegbar sein.

Beim Netzplan gibt es verschiedene Darstellungsformen. Die häufigste Technik ist die Knotentechnik. Die Tätigkeit steht im Knoten, der Pfeil zeigt an, welche Tätigkeit oder welche Tätigkeiten folgen.

e) Sachmittelplanung (2. Schritt: Projektplanung), Betriebswirt/in IHK

Bei der Sachmittelplanung geht es darum, sicherzustellen, dass die Sachmittel in ausreichender Menge und zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Zu planen ist z. B. der Bedarf an Arbeitsräumen, Maschinen und Arbeitsmitteln usw.       

 f) Kostenplanung (2. Schritt: Projektplanung), Betriebswirt/in IHK

Der Betriebswirt/in IHK weiß:  Kosten sind betriebsbezogener Werteverzehr. Im Falle eines Projektes können wir die Kosten sogar noch genauer als projektbezogenen Werteverzehr definieren. Diese Definition bedeutet, dass es bei Kosten nicht darauf ankommt, ob Geld abfließt, sondern einzig und allein, ob ein Werteverzehr stattgefunden hat, der betriebs- (oder hier) projektbezogen ist.

So sind zum Beispiel Anschaffungsauszahlungen für eine Maschine keine Kosten, da hier kein Werte-verzehr, sondern nur eine Werteumwandlung stattfindet. Kauft das Unternehmen also eine neue Maschine für 10.000 EUR, so sind dies keine Kosten. Der Werteverlust der Maschine über die Jahre der Nutzung, genannt Abschreibungen, sind hingegen sehr wohl Kosten, obwohl hier kein Geld abfließt.

Zu planen sind zum Beispiel: Personalkosten, Materialkosten, Kapitalkosten, Fremdleistungskosten, Computerkosten usw.

g) Controllingplanung (2. Schritt: Projektplanung), Betriebswirt/in IHK

Die Planung des Projektcontrollings kann durch Planung von bestimmten Richtgrößen geschehen, die für einzelne Bereiche vorgegeben werden. Besonders wichtig ist es, Terminvorgaben realistisch zu planen, da über die Einhaltung dieser Terminvorgaben die Ausführung des Projektes am schnellsten gesteuert werden kann. Auch für den Mitarbeitereinsatz und den Sachmitteleinsatz können Richtgrößen geplant und vorgegeben werden. Der wichtigste Schritt im Rahmen der Controllingplanung ist jedoch die Budgetierung der Kosten.

3. Schritt: Projektumsetzung und 4. Schritt:  Projektcontrolling

Ein Projektcontrolling sollte der Betriebswirt/in IHK schon machen, während das Projekt läuft. Ob das Projekt wie geplant läuft, oder ob es Abweichungen gibt, lässt sich am besten und schnellsten durch die Beobachtung der beiden Größen "Zeit" und "Kosten" feststellen, also durch Terminkontrolle und Kosten-kontrolle. (Besser wären hier sogar noch die Begriffe: Termin– und Kostensteuerung.)

Eventuell kann es empfehlenswert sein, den Teileinheiten des Projektes vorzuschreiben, regelmäßige Berichte über den Projektfortschritt abzuliefern. Auch ist es sinnvoll, bestimmte Teilabschnitte des Projektes zu definieren ("Meilensteinprinzip"). An jedem erreichten Meilenstein kann der Betriebswirt/in IHK  dann festgestellen, wie weit das Etappenziel erreicht wurde und inwieweit Maßnahmen erforderlich sind, um die Soll-Ist-Abweichung zu minimieren. Generell bedeutet ein gutes Projektcontrolling vor allem eine gute Kommunikation der Beteiligten.

Einsatzmöglichkeiten der EDV (Betriebswirt/in IHK)

Im Rahmen des Projektmanagements kann der Betriebswirt/in IHK die EDV an vielen Stellen einsetzen. Durch EDV kann die Kommunikation verbessert werden (E-Mail, Intranet). Kostenkalkulationen im Rahmen des Projekt-managements können mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms schnell und übersichtlich erstellt werden. Um Netzpläne zu erstellen, gibt es ebenfalls entsprechende Software. Auch die Terminplanung kann der Betriebswirt/in IHK mit Hilfe des Computers verbessern (Zeitmanagement-Systeme, automatische Terminerinnerung usw.) Zum Abschluss oder während des Projektes kann der Betriebswirt/in IHK mit einer Präsentationssoftware Zwischen- oder Endergebnisse präsentieren. Generell geht die Tendenz zum so genannten „Cloud Computing“. Dies bedeutet zentrale Datenspeicherung auf einem Server und dezentraler Zugriff von „überall“.

Betriebswirt/in IHK: Prüfungsrelevanz des Faches Projektmanagement

Die Prüfungsrelevanz dieses Faches "Projektmanagement" ist hoch.  Es geht aber auch hier nicht darum, Wissen zu reproduzieren, sondern der angehende Betriebswirt IHK oder die angehende Betriebswirtin IHK muss Fall- und Problembezogen Lösungen entwickeln.Es geht also bis zu einem gewissen Grad auch um eine gewisse Kreativität. Die  Zeit des Auswendiglernens und "Wiederkäuens" ist vorbei und dies muss dem Prüfungskandidaten zum Betriebswirt/in IHK klar sein. Hier weitere Fächer zum Betriebswirt/in IHK.


                                                                                                © Dr. Marius Ebert

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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