Die Prüfung zum Betriebswirt/in IHK umfasst auch das Fach "Unternehmensorganisation u. Projekt-managment". In der Prüfung zum Betriebswirt/in IHK wird dies "2. Situationsaufgabe" genannt. Der Betriebswirt/in IHK-Prüfungskandidat hat dafür 240 Minuten Zeit. Wie immer sind maximal 100 Punkte erreichbar. Das bedeutet, dass man für eine 10 Punkte Aufgabe 24 min Zeit hat.
In diesem Fachgebiet zeigt der Betriebswirt/in IHK seine handlungsorientierte Lösungskompetenz. Kenntnisse gewisser Strukturen sind wichtig, insbesondere natürlich die Struktur des Projekt-managements, die für der angehendenn Betriebswirt IHK bzw. die angehende Betriebswirtin IHK hier beschrieben ist.
In diesem Beitrag geht es um das Ressourcenmanagement im Rahmen des Projektmanagments:
Checkliste Projektmanagement, (Betriebswirt/in IHK)
Bevor wir uns den eigentlichen Ressourcen wie Zeit und Geld widmen, muss der Betriebswirt/in IHK sicherstellen, dass das zu managende Projekt wichtige Grundanforderungen erfüllt. Je mehr diese Grundanforderungen erfüllt sind, desto mehr ist sichergestellt, dass die Ressourcen richtig eingesetzt werden. Aus den praktischen Erfahrungen über die Ursachen für gescheiterte oder stark verzögerte Projekte lässt sich folgende Checkliste entwickeln:
Checkliste: klare Ziele?
Sind die Ziele klar definiert? Hier ist es oft erforderlich, klar zu definieren, was man wirklich will. Das Ziel lautet nicht etwas "Implementierung einer Klimaanlage im ganzen Firmengebäude", sondern "Herstellung einer adäquaten Raumtemperatur". Erst im zweiten Schritt sollte das eigentliche Ziel (gutes Klima) in eine technische Dimension (Klimaanlage usw.) übersetzt werden. Vielleicht gibt es nämlich noch andere (bessere?) Möglichkeiten, um die richtige Raumtemperatur zu erreichen, als durch eine Klimaanlage!
Steht das technische Ziel fest (Klimaanlage) sollten die Leistungsanforderungen klar definiert sein. Sie sind um so klarer und leichter zu definieren, je klarer das eigentliche Ziel (adäquates Klima) definiert ist (Pflichtenheft).
Checkliste: Ziel realistisch?
Ist das angestrebte Ziel realistisch? Kann das Ziel überhaupt erreicht werden und ist es in dem gegebenen Rahmen von Kosten und Zeit erreichbar ?
Checkliste: Zeitplanung realistisch?
Dies führt zur nächsten Frage: Kann das angestrebte Ziel innerhalb der geplanten Zeit erreicht werden? Sind Pufferzeiten für unvorhergesehene Dinge eingeplant? Solche unvorhergesehenen Dinge sind z. B. Personalausfall durch Krankheit, Maschinenausfall usw. Es sollte sowohl ein personeller Puffer, wie auch ein zeitlicher Puffer vorgesehen werden.
Checkliste: Kostenvorgabe realistisch?
Ist die Budgetierung realistisch? Ist auch hier ein Puffer für Unvorhergesehenes eingeplant ?
Nun können wir uns dem eigentlichen Ressourcenmanagement zuwenden:
Ressource Mensch (Personalplanung), (Betriebswirt/in IHK)
Im Rahmen der Planung der "Ressource Mensch" geht es für den angehenden Betriebswirt IHK bzw. die angehende Betriebswirtin IHK darum, den quantitativen und qualitativen Personalbedarf festzustellen.
Beim quantitativen Personalbedarf verwendet man die Einheiten Manntage (MT), Mannmonate (MM) und Mannjahre (MJ). Die Einheit "Zehn Manntage" bedeutet dann, dass ein Mann an diesem Projekt zehn Tage beschäftigt ist. Setzen wir zehn Männer ein, so ist das Projekt in einem Tag fertig. Soll das Projekt in 5 Tagen fertig sein, so müssen zwei Männer eingesetzt werden.
Um den qualitativen Personalbedarf zu ermitteln, kann man Anforderungsprofile herausarbeiten. Für ein Projekt werden zum Beispiel gebraucht: "Ein EDV-Fachmann", "ein Logistik-Fachmann", ein "Spezialist für Preisverhandlungen mit Großkunden" usw. Je klarer diese Anforderungsprofile definiert sind, um so klarer lassen sich die entsprechenden Mitarbeiter finden. Man nennt dieses Verfahren auch "Profil-vergleichsmethode". Nachdem man die geeigneten Mitarbeiter gefunden hat, muss noch sichergestellt werden, ob sie verfügbar sind und ob sie bereit sind, am Projekt mitzuarbeiten.
Wir betrachten nun Verfahren, um den quantitativen Bedarf genauer zu bestimmen. Der quantitative Personalbedarf kann geschätzt oder errechnet werden.
Quantitative Personalplanung: Schätzverfahren
Beim Schätzverfahren kann der Betriebswirt/in IHK entweder das ganze Projekt global betrachten oder aber den Personalbedarf für jeden Projektabschnitt einzeln schätzen und dann aufaddieren.
Quantitative Personalplanung: Rechenverfahren
Errechnet der Betriebswirt/in IHK hingegen den Personalbedarf, so kann man entweder das Umrechnungsverfahren oder das Hochrechnungsverfahren anwenden.
Beim Umrechnungsverfahren zieht der Betriebswirt/in IHK ähnliche, bereits abgeschlossenen Pro-jekte heran, beachtet die Gemeinsamkeiten und Unterschiede und schließt so auf den Personalbedarf des aktuellen Projektes.
Um das Hochrechnungsverfahren anzuwenden, muss der Betriebswirt/in IHK den Personalbedarf ei-nes Teilabschnittes relativ genau bestimmen können. Wenn man dann noch in etwa weiss, wie bedeutend die anderen Projektteile für das Gesamtprojekt sind, kann der Betriebswirt/in IHK den Gesamtpersonalbedarf hochrechnen. Wenn ein Projekt z. B. aus drei Teilen besteht, deren Wertigkeit für das Gesamtprojekt etwa gleich ist, so kann der Betriebswirt/in IHK den Gesamtpersonalbedarf hochrechnen, indem er den Personalbedarf des bekannten Teils mit "Drei" multipliziert.
Ressource Sachmittel, (Betriebswirt/in IHK)
Der Begriff "Sachmittel" ist sehr weit gefasst. Der Betriebswirt/in IHK versteht darunter die Räume (z. B. Büro- oder Schulungsräume), die Arbeitsplätze (z. B. Schreibtische und Stühle), die Maschinen (z. B. Computer aber auch Kommunikationsmittel, wie Telefax) und die Arbeitsmittel (z. B. Stempel, Formulare usw.). Es muss sichergestellt werden, dass diese Sachmittel in der richtigen Art und der richtigen Menge verfügbar sind.
Ressource „Werte“: Kostenplanung, (Betriebswirt/in IHK)
Das Video bietet den Einstieg ins Thema:
Betriebswirt/in IHK: Videotext als Audiodatei zum Herunterladen
Unter Kosten wird hier der projektbedingte Werteverzehr verstanden. Hier empfiehlt sich eine Strukturierung nach Kostenarten. Dabei werden auch die Opportunitätskosten (= "Kosten der entgangenen Gelegenheit") mit in das Kalkül mit einbezogen, wie z. B. die kalkulatorischen Mieten. Zu beachten ist also, auch die Kostenarten zu erfassen, bei denen gar kein Geld abfließt. Dies ist, außer bei den kalkulatorischen Kosten, vor allem noch bei den Abschreibungen der Fall.
Die Strukturierung nach Kostenarten könnte z. B. so aussehen:
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Personalkosten
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Materialkosten
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Kapitalkosten
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Fremdleistungs-kosten
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Computerkosten
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Lohn- und Lohn-
nebenkosten für Projektmitarbei-ter
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für benötigtes
Material, z.B. Formulare,
Telefonkosten
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Abschreibungen
kalkulatorische Zinsen
kalk. Mieten
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für unterneh-
mensfremde
Mitarbeiter, Kosten von ext.
Beratungen usw.
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für die Benut-zung der Rechen-
anlage (oft Ver-rechnungssatz pro Zeiteinheit)
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In einer solchen Kostenaufstellung sind aber nur die Kosten für die Implementierung des neuen Systems aufgeführt. Oft besteht aber im Unternehmen schon irgendein System, so dass die Dauerkosten des alten Systems und die Dauerkosten des neuen Systems ermittelt und gegenübergestellt werden müssen, z. B. um festzustellen, ob das neue System auch auf Dauer kostengünstiger arbeitet, und sich damit die einmaligen Implementierungskosten lohnen.
Dabei sind die Kosten für das bestehende System meistens recht einfach aus der Kostenrechnung zu entnehmen. Die Kosten für das neue System können in Art und Höhe oft nur geschätzt werden. Man kann bei den Kosten für das neue System unterscheiden, in einmalige Kosten für die Implementierung und Dauerkosten.
Eine Strukturierung könnte etwa so aussehen:
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Einmalige Implementierungkosten
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Dauerkosten
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z.B.
Schulungskosten
Installationskosten
Personalkosten für zusätzlich
benötigte Mitarbeiter
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z.B.
Personalkosten
Materialkosten
Kapitalkosten
Fremdleistungskosten
Computerkosten
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Ressource Geld: Finanzmittelplanung, (Betriebswirt/in IHK)
Neben der Kostenplanung sollte eine Finanzmittelplanung vorgenommen werden, also der Zahlungsmittelbedarf festgestellt werden. In diese Finanzmittelplanung sind alle Auszahlungen aufzunehmen, die durch das neue Projekt verursacht werden, damit der Liquiditätsbedarf festgestellt werden kann.
Ressource Zeit, (Betriebswirt/in IHK)
Im Rahmen der Planung der "Ressource Zeit" sollte für den Betriebswirt/in IHK gewährleistet sein, dass das Projekt rechtzeitig fertig wird. Hier können die bereits bekannten Instrumente angewendet werden, wie die Gantt-Technik, die Plannet-Technik und die Netzplantechnik. Besonders wichtig ist es, Pufferzeiten einzuplanen, um auf unvorhergesehene Verzögerungen wie Personalausfall durch Krankheit oder Maschinenausfall eingestellt zu sein.
Betriebswirt/in IHK, Relevanz für Prüfung und Praxis
Die Relevanz dieses Kapitels für denangehenden Betriebswirt IHK bzw. die angehende Betriebswirtin IHK ist hoch. Es werden zentrale Aspekte der Planung besprochen (Kosten, Zeit, Menschenführung usw.). Es wird dem Betriebswirt/in IHK dringend empfohlen auch die Phasen des Projekt- managements zu studieren.
© Dr. Marius Ebert
