Prüfung: Geheimnisse der Lösungsfindung (Qualitätsmanagement, organisatorische Voraussetzungen)

Skizzieren Sie einige organisatorische Voraussetzungen, damit das, ich kürze ab, Qualitätsmanagement gut funktioniert.

Handlungsaufforderungen „nennen“, „erläutern“, „beschreiben“ und „skizzieren“ (Qualitätsmanagement, organisatorische Voraussetzungen)

So, jetzt haben wir hier nicht „nennen“, wir haben nicht „beschreiben“ oder „erläutern“, sondern wir haben „skizzieren“. Was ist „skizzieren“? – „Skizzieren“ bedeutet keine Zeichnung, das heißt nicht dass man eine Zeichnung machen muss. Das heißt: kurz, prägnant, stichwortartig. Skizzieren ist irgendwo, wenn wir hier „nennen“ haben. „Nennen Sie …“, und hier haben wir am anderen Ende der Bandbreite „Beschreiben Sie …“ oder „Erläutern Sie …“, „beschreiben“ und „erläutern“ ist gleich, ja, von dem was erwartet wird. Wir haben hier eine Bandbreite, auf der einen Seite „nennen“,  auf der anderen Seite im extrem „beschreiben“ und „erläutern“. Dann habe ich oft erklärt: „Nennen“ bedeutet stichwortartig, hier mit Spiegelstrichen kann man arbeiten, „beschreiben“ bedeutet: ganze Sätze mit Beispielen, genauso wie „erläutern“. Dann ist „skizzieren“ eher ein „beschreiben“ und „erläutern“, vielleicht etwa hier, ja. Nicht ganz so extrem aber jedenfalls, wenn hier die Mitte ist, hier in dem Bereich.

Organisation = Aufbau- und Ablauforganisation (Qualitätsmanagement, organisatorische Voraussetzungen)

So, dann machen wir das.

Zunächst mal: Da waren gefragt war gefragt nach organisatorischen Voraussetzungen, organisatorische Voraussetzungen, damit das Qualitätsmanagement gut funktioniert. Was ist denn „Organisation“? „Organisatorische Voraussetzung“ bedeutet „Organisation“, und Organisation zerfällt klassischerweise in die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation. So, das ist erst mal die Brücke, die wir uns bauen, um überhaupt die Frage richtig umzusetzen. Denken Sie daran: Die eigentliche Antwort ist ein letzter Schritt. Zunächst mal muss man sich den Ball zurechtlegen, um ihn dann ins Tor zu treten. Sie kriegen in der Prüfung so gut wie nie einen Ball direkt auf den Fuß, dass sie den Fuß nur noch hinhalten müssen und der Ball ins Tor geht. Das passiert nicht, weil Sie müssen sich den Ball zurechtlegen, ja, es ist wie im Leben auch oder im Fußballspiel auch so. Also haben wir uns die Brücke hier gebaut, uns den Ball zurechtgelegt. „Organisatorische Voraussetzungen“ bedeutet also „Voraussetzung innerhalb der Aufbauorganisation und der Ablauforganisation“.

→ Aufbauorganisation, das sind die Abteilungen, noch mal kurze Wiederholung, das sind die Abteilungen und die Stellen,

→ und Ablauforganisation sind die Abläufe, die man heute modern die Prozesse Prozesse sind hintereinander geschaltete Arbeitsschritte: Erst A, dann B, dann C, dann haben Sie einen linearen Prozess. Es gibt auch vernetzte Prozesse, ja, das ist eine kurze Wiederholung, gehört nicht unbedingt zur Aufgabenstellung dazu.

So, jetzt ist gefragt nach Voraussetzungen innerhalb der Aufbauorganisation und innerhalb der Ablauforganisation. Ja, was könnte das denn sein? –

Voraussetzungen innerhalb der Aufbauorganisation (Qualitätsmanagement, organisatorische Voraussetzungen)

→ Innerhalb der Aufbauorganisation brauchen wir zum Beispiel klare, klare Verantwortlichkeiten. Die Stellen und Abteilungen haben ja immer auch damit zu tun, dass man sagen kann „Zuständigkeiten“, und Zuständigkeiten bedeutet Verantwortlichkeiten. Klare Verantwortlichkeiten.

→ Widerspruchsfreie, jetzt könnte man noch mal „Verantwortlichkeiten“ schreiben; um hier ein bisschen zu variieren, schreibe ich „Zuständigkeiten“, widerspruchsfreie Zuständigkeiten. Das ist eine wichtige Voraussetzung, die die Aufbauorganisation in erster Linie liefert, ja, zumindest da hat es angefangen.

geralt / Pixabay

Voraussetzungen innerhalb der Ablauforganisation (Qualitätsmanagement, organisatorische Voraussetzungen)

→ So, die Ablauforganisation muss liefern eine klare Zuordnung der Tätigkeiten. Und klare Zuordnung der Tätigkeiten wiederum, dieses „klar“ bedeutet, dass klar zugeordnet ist räumlich: wo passiert es, zeitlich und personell. Räumlich, zeitlich: wann passiert es, und personell: wer macht es. Also „wo, wann und wer“, das muss klar festgelegt sein in Ablaufdiagrammen und was weiß ich wo noch, ja, Checklisten, wo immer, am besten dokumentiert, klare Zuordnung der Tätigkeiten. Sie können hier natürlich auch immer noch schreiben „auch entsprechende, entsprechende Dokumentation“, ja, das ist auch sehr wichtig, dass man das auch nachlesen kann und wenn‘s irgendwie zum Problem kommt, dass man sagen kann „Ja, das steht ja auch da“. Ja, wenn wir sagen: „Ja, hör mal, du bist ja eigentlich dafür zuständig!“, da sagt der „Wo steht denn das?“ Dann sagen wir: „Hier, das steht hier, und das musst du wissen!“.

→ So, dann muss festgelegt werden, ich gehe mal auf die nächste Seite, Ablauforganisation noch mal ein bisschen uns detaillierter anschauen, dann müssen die Prüfschritte festgelegt Prüfschritte festlegen, festgelegt, ja, ist ja nach Voraussetzung gefragt, die Prüfschritte sind festgelegt.

→ Und die Prüfgeräte. Ja, es muss also, ja, und auch hier wieder Dokumentation.

→ Es muss klar festgelegt sein, wann wo geprüft wird durch wen und so weiter, und so weiter, und mit welchen Prüfgeräten.

→ Jetzt könnte man hier noch weiter spinnen: Diese Prüfgeräte müssen natürlich geeicht oder kalibriert sein, ja, je nachdem, wer es macht. Eichen kann nur das Eichamt, die müssten also die Prüfgeräte, wer überprüft die Prüfgeräte?

→ Jetzt können Sie hier schon wieder weiter spinnen: Die Prüfgeräte, die müssen in Ordnung sein innerhalb der Ablauforganisation. Das macht man immer mit so ein bisschen Blick auf, Blick auf Punkte die am Rand stehen, und das Zeitbudget, das durch diese Punkte bestimmt ist. Daraus leitet man ab, wie viel man jetzt schreibt.

Prüfung: Geheimnisse der Lösungsfindung (Qualitätsmanagement, organisatorische Voraussetzungen)

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